キントーンで電子帳簿保存法に対応できないか考えてみた

令和5年、西暦2024年の1月から電子帳簿保存法が完全施行されますね。

わたしはキントーンで対応しようと思っています。

ただ、なんか用語がわかりにくいし、国税庁の説明を読んでいても頭がこんがらがってくるので、備忘録としてココにまとめてみます。

ただ、自分に該当することしか、まとめていないし、わたしは税務の専門家でもないので、キントーンでやって大丈夫かは責任が持てません。

この記事を見て、「キントーンでやってみよう」と思った方は、国税庁のホームページもご参照の上、ご自分の判断と責任で実施してください。

電子帳簿保存には3種類あるが、義務化されたものだけやるか、全部やるか？
意外と要件がゆるい気がする
電子帳簿保存法に対応するため「改ざん防止のための措置をする」と「日付・金額・取引先」で検索できるに対応するにはどうするか？
電子帳簿保存法の電子取引データの保存をキントーンでやってみる
キントーンでの電子帳簿　まとめ

電子帳簿保存には3種類あるが、義務化されたものだけやるか、全部やるか？

⬇それぞれ、令和６年１月１日からの取り扱いに関するもののパンフレットにリンクさせています

電子取引：メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係るデータの保存（義務）
電子帳簿・電子書類：会計ソフト等パソコンを使用して帳簿や取引書類を作成、保存
スキャナ保存：　決算関係書類を除く国税関係書類（取引先から受領した紙の領収書・請求書等）は、その書類自体を保存するかわりに、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することができます。

電子帳簿保存には上記の3つがありますが、”１”の「電子取引」だけが今回義務化となります。

ただ、うちの場合、全部やってみようと思っています。

日頃から紙の書類でも電子データにして税理士さんに見てもらっているので、「３．スキャナ保存」についてやるのはそんなに手間ではありません。

「２．電子帳簿・電子書類」については、要件が『システムの説明書やディスプレイ等を備えていること』、『税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じることができること』の２つなので、なんかできそうです。

なるべく、紙での保存や整理の時間や場所を減らしたいですからね！

意外と要件がゆるい気がする

最初に電子帳簿保存法について聞いたときは、「これは大変だ！」と思いました。

でも、日が経つにつれて、条件が緩和されてきているようです。

令和４年の１月１日以降に備え付けを開始する国税関係帳簿について、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について抜本的な見直しがなされました。

いや、今、令和６年１月１日から義務化される電子取引データの保存方法のホームページを見たら、かなり簡単でお金がかかりませんよ。

要件は３つです

改ざん防止のための措置を取る必要がある
「日付・金額・取引先」で検索できる必要があります。
ディスプレイやプリンタ等を備え付ける必要があります。

「改ざん防止のための措置」「検索要件を満たすための方法」というのが、具体的にどうしたら良いのか調べてみました。

電子帳簿保存法に対応するため「改ざん防止のための措置をする」と「日付・金額・取引先」で検索できるに対応するにはどうするか？

国税庁さんのパンフレットを見ると、「改ざん防止のための措置」について以下の通り、書いてあります。

・「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費用等をかけずに導入できる方法もあります。
・改ざん防止のための事務処理規程のサンプルは、国税庁HPに掲載しています。

あと、検索要件を満たすための簡易な方法についても書かれています。⬇

専用のシステムを導入していなくても、以下のいずれかの方法で対応することができます。
①表計算ソフト等で索引簿を作成する方法

②規則的なファイル名を付す方法

事務処理規程のサンプルへのリンクも書かれています。⇒ココ

QRコードでスマホから見ることもできるようになってますね。

リンク先のページをのぞいてみると・・・

「電子取引に関するもの」のところに

▶（索引簿の作成例）（Exel/11KB)←①
▶電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word／１６KB）←②
▶電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）（Word／１８KB）←③

というのがあります！

それらを見てみました。

（索引簿の作成例）（Exel/11KB)について

索引簿の作成例をクリックすると、下のようなエクセルファイルがダウンロードされました。

これをそのまま、エクセルファイルの名前を変えて使ったら良さそうですね。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word／１６KB）

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word／１６KB）」をクリックすると、以下のようなサンプルがダウンロードできました。
（ココでは、スペースの関係で行間をなくしています。）

これをサンプルにして、自社の実情に応じた内容に修正したらできますね。

（法人の例）

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程

第１章　総則

（目的）
第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
（適用範囲）
第２条　この規程は、○○の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。
（管理責任者）
第３条　この規程の管理責任者は、●●とする。
第２章　電子取引データの取扱い
（電子取引の範囲）
第４条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　ＥＤＩ取引
　二　電子メールを利用した請求書等の授受
　三　■■（クラウドサービス）を利用した請求書等の授受　
　四　・・・・・・
記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください
（取引データの保存）
第５条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。
（対象となるデータ）
第６条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
　一　見積依頼情報
二　見積回答情報
三　確定注文情報
四　注文請け情報
五　納品情報
六　支払情報
七　▲▲
（運用体制）
第７条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
　一　管理責任者　○○部△△課　課長　ＸＸＸＸ
　二　処理責任者　○○部△△課　係長　ＸＸＸＸ
（訂正削除の原則禁止）
第８条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
第９条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
　一　申請日
　二　取引伝票番号
　三　取引件名
　四　取引先名
　五　訂正・削除日付
　六　訂正・削除内容
　七　訂正・削除理由
　八　処理担当者名
２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
５　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。
附則
（施行）
第10条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（の例）（Word／１６KB）

個人事業者の場合のサンプルは以下の通り、ダウンロードできました。
（ココでは、スペースの関係で行間をなくしています。）

（個人事業者の例）
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を適正に履行するために必要な事項を定め、これに基づき保存することとする。
（訂正削除の原則禁止）
　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
業務処理上やむを得ない理由（正当な理由がある場合に限る。）によって保存する取引関係情報を訂正又は削除する場合は、「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、当該取引関係情報の保存期間に合わせて保存することをもって当該取引情報の訂正及び削除を行う。　　　　　
一　申請日
二　取引伝票番号
三　取引件名
四　取引先名
五　訂正・削除日付
六　訂正・削除内
七　訂正・削除理由
八　処理担当者名
この規程は、令和○年○月○日から施行する。