日々、暮らしていると、毎日、何かしら、ググりますよね。
同じことを何度もググりたくない
結構、一度、調べて分かったと思っても、またもう一度、そのサイトを見たくなることってありませんか？
また、サイトを見るまでもなく、調べた結果を書き留めたいけど、どこにメモしたか、忘れちゃったことはありませんか？
一度、ググったものをまたググるのは、時間の無駄ですよね。
同じことを何度もググりたくない、そんな人に、KINTONEは、ものすごくおすすめです。
たとえば、「郵便料金」が分かるサイトを登録しました
例えば、郵便料金、「郵便物って何グラムまでが定形だっけ？厚みは何センチまで？」という疑問に、以前は、その都度、ググってました。
KINTONEを使い始めてからは、そういう何度も調べるようなことを「調べたもの」というアプリを作って、記録しています。
「全員」用のスペースに「調べたもの」アプリを作りました
他の人に関係ありそうなことは「全員」用のスペースにつくった「調べたもの」アプリに入れています。
「郵便料金」以外に入れているのは・・・
１．うちの会社の営業期一覧
「創業が平成○ねんで、西暦□□年で、今が、西暦△△年だから、今は第☆期か〜」って、毎度毎度、数えてたんですけど、他の会社の方って、どうしてるんですかね？
２．wordの小技
３．届出書類の様式
まだ、これだけでした〜
自分用の「調べたもの」アプリは別に作っています。
KINTONEはアプリへのアクセス権を設定して、自分だけが閲覧、編集などができるアプリを作ることができます。
管理者には、そのアプリの存在が分かってしまいますが、うちの会社の管理者は私なので、誰に知られることもなく、ひっそりと作って使っています。
メンバーを、自分ひとりに設定しておけば、他の人に見られる心配はありません。
いつか事業を承継するときには、ユーザー削除となり、自動的にデータが消去されてしまうので、そのつもりでいないといけませんが・・・
自分用の「調べたもの」アプリに入れているのは・・
１．ドルを買う方法（いつか、買ってみたいと思っています）
２．KINTONEの小技
などです。
全体検索ができる
どのアプリに入れたのか、わからなくなったときには、「全体検索」ができるのも、とてもいいです。
たとえば、「全体検索」の窓に「郵便料金」といれると、「郵便料金」というキーワードが入ったデータがピックアップされます。
検索結果をクリックすると、
「リンク」に登録しておいた「郵便局の料金表サイト」が表示されます。
URL、添付ファイルも登録できる
上記の例のようなサイトのURLだけでなく、写真やPDFファイル、EXCELやWORDファイルも登録できるのですが、それがメチャクチャいいです！！
ただし、それらは、クリックすると、一旦パソコンにダウンロードされてから、それを開くようになるので、実際はちょっと面倒ですが、できないよりはいいです。
※ わたしは、TISさんという会社のプラグインを使って、PDFはダウンロードせずに、閲覧できるようにしています。
まとめ（今日も役に立った場面がありました！）
KINTONEで、調べたものを登録しておけば、メチャクチャ便利です。
全体検索で、キーワードをいれたら、そのキーワードを含んだデータが表示され、クリックすると、PDFや写真を見ることができます。
WORDやEXCELLの書類も一旦ダウンロードされたのを開けば、開くことができます。
これらを応用すれば、あらゆる業務に使えます。
例えば、
・「取引先とのやりとり」
・「研修会の記録」
・「申込や届出の記録」
お試しで使い始めてから、まだ３ヶ月ですが、
今日も、
「あの見積もり、どこにあったっけ？」
と聞かれて、すぐにスマホで確認して、画像を社長に送ることができました。
会社の書類ロッカーのファイルの中を見に行くことなく、確認することができました。
便利さを実感しています。
低料金で使うことができるので、零細企業のデジタル化、ペーパーレス化の救世主なのではないかと密かに思っています。
今日もお読みいただき、ありがとうございました！
